藤田です。
中途採用の応募に必要な書類が２つあります。それは履歴書と職務経歴書。
転職の流れとしては、履歴書と職務経歴書を企業に提出、その後書類選考を通り、面接へ進みます。書類選考では最低限企業が求めているスキルなどをクリアしているかが見られます。
一定の条件をクリアしているのなら、面接へと進み、事実確認と人柄など総合的な判断へと進みます。
今回はそんな企業との最初の接点となる２つの応募書類について書き記していきます。
中途採用における履歴書と職務経歴書の違い
履歴書はあなたの基本情報
履歴書はあなたの基本情報を企業の採用担当者に伝える書類です。具体的には履歴書には「氏名」「住所」「年齢」「学歴」「職歴」など記載します。
履歴書で見られる部分は「学歴」と「職歴」であるのでわかりやすく簡潔に伝えることが大切です。
履歴書ではあなたの情報を簡潔に分かりやすくつたえることが求められますので事実を淡々と書き記していってください。
難しく考えることはなく、あなたの情報がわかりやすく簡潔に採用担当者に伝わる形になっていれば結構です。
職務経歴書は企業との接点を伝える書類
履歴書があなたの基本情報を伝える書類であるのに対して、職務経歴書は企業が求めている人物やスキルなど、接点を伝える為の書類です。
あなたが経験してきた職種や経験など、事実を分かりやすく淡々と書くのではなく、ターゲットとする企業との接点を書き記さなくてはなりません。
履歴書に書くことが出来なかった詳しい業務内容やその詳細を加工し、採用担当者にアピールする為の書類です。
具体的にはあなたが今までどのような業界で、どのような職種を、何年に渡り経験し、どんな業務を行なってきたのかを採用担当者に伝える為の書類です。
転職では履歴書よりも、こちらの職務経歴書の方が重視されます。相手が求めていることと、自分のスキルや経験をマッチングするという視点でつくらなくてはならないので、あなたがターゲットとする業界や職種、それまでのあなたの経験によって作り方は変わってきます。
職務経歴書はただ単にあなたの仕事の経歴を並べれば言い訳ではありません。これまでの、具体的な業務内容とあなたの能力を採用側にアピールするあなた自身のカタログのようなものです。
履歴書と職務経歴書で最低限抑えるポイント
履歴書と職務経歴書、つまりあなたが転職活動によって提出する２つの応募書類はひとつのビジネス文書だということを意識してください。
つまり、短い時間の中で、あなたという人間をそれぞれ２種類の書類で表現する道具であり、ある種の簡潔性が求められます。ただ文字に落とし込めば良いのではなく、わかりやすく相手にアピールするポイントが伝わるように表現しなくてはなりません。
応募書類は採用担当者があなたという商品を購入するために判断するカタログであり、簡潔に分かりやすく、あなたの特徴を企業側が求めている意向に沿ってつくりあげることが求められます。
応募書類は、あなたという人間を売り込む為の企画書だということを意識して作成してください。
読みやすい書類にするために抑えるべきポイント
読みやすい書類にする為には「見出し」や「項目立て」にすることが求められます。
それぞれの項目における文章は、できるだけ簡潔に、箇条書きでコンパクトにまとまるように心掛けてください。
アピールしたいからといって、長い文章をだらだらと書き連ねるのは出来るだけ避けてください。ビジネス文書ではある種の簡潔性が求められるからです。
また見やすいようにレイアウトも工夫して組んでください。囲いをつけるなど、採用担当者を意識して読まれるレイアウトを組むように心掛けるようにしましょう。
※この辺りの印象に残る職務経歴書の書き方については後の記事でアップする予定です。
応募書類では最低限、下記のことを意識して書いてください。
１：簡潔な文章で表現する
箇条書きなどにし、簡潔で読みやすい文章を意識してください
２：読みやすいレイアウトにする
職務経歴書では「スッキリとバランスのよい」レイアウトにしてください。採用担当者が目にした途端に、読む気がうせるほどびっしりと文字だらけのものは避けてください。
３：文書の最後には「以上」をつける
履歴書の学歴や職歴、職務経歴書の最後は必ず「以上」でしめるようにしてください。
４：項目と見出しをたてることで読みやすくする
どこに何が書かれているのかを分かりやすく表現する為に、見出しや項目を有効活用してください。
５：ビジネス文書だということを意識して書く
変に堅苦しくても行けません、また変にくだけていてもいけません。ひとつのビジネス文書として、ビジネスマナーに沿った言葉遣いを意識してください。
６：一貫性を保つ
履歴書に書いてある内容と、職務経歴書に書いてある内容がズレの内容に意識してください。
７：汚れた紙を提出しない
書類が汚れていたり、かすれていたり、破れていたりしてはいけません。
８：日付や年号は必ずそろえる
日付や年号は必ずそろえてください。和暦なら最後まで和暦で、西暦なら最後まで西暦で記載してください。ちなみに日付は提出日にしましょう。
９：ペンの色に気をつける
黒が無難でしょう。ただし万年筆の場合は、黒か濃紺が許される範囲です。
１０：マーカーや修正液は使わない
強調させたい部分があるのならレイアウトで工夫をしましょう。マーカーや色ペンなどを使うのはビジネス上ふさわしくありません。また修正液の使用も避けましょう。
１１：職務経歴書は２枚程度でまとめる
いくら経験が多いからといって、何枚も書き連ねるのは、印象が良くありません。職務経歴書はあなたの能力を具体的かつ簡潔に表現する道具ですから多くても２枚、３枚程度にとどめておきましょう。
採用担当者が応募書類を見る時間は長くて２分程度
採用担当者が応募書類を見る時間はおおむね２分程度です。たった２分間であなたを判断されます。なので２分の間で採用担当者にとって魅力のある応募書類を作成しなくてはなりません。
その為にはベストは企業ごとに、自分がどんな経験を今までしてきたのか、どんなことが会社の為に役立つのかを求人情報から読み取り、採用担当者にとって簡潔にわかりやすく伝える必要があります。
書類の書き方などのテクニックももちろんありますが、一番は相手が欲しい情報、相手が求めているものを求人情報から読み解き、採用担当者がキャッチするキーワードを職務経歴書に散りばめておくことです。
採用担当者の意識を引くキーワードを書き記す
何度も言いますが転職活動は企業とのマッチング作業です。ですから、応募する際には必ず募集要項から、企業が求めているものをあなたなりに汲取り、あなたのスキルをどのように役立てることが出来るのか、募集職種とのマッチング作業を行ってください。
採用担当者は、募集をかけるさいかなり具体的に「このような仕事を担当してほしい」という希望をもっています。
あなたのスキルがどのように役立つのか、どのようにマッチングするのか、どのような能力が求められるのかを募集要項からイメージしキーワードを発掘、その後具体的に記載し、採用担当者の目に留まる書類に仕上げていってください。
あなたにはどのような経験や知識があり、どんな行動で、どんな結果を生み出してきたのかがはっきりとイメージできる形まで持って来れればベストです。
何はともあれ、採用担当者がキャッチするキーワードを散りばめておくことが必要です。
汎用性のあるフレーズや言葉などに気をつける
採用担当者はあなたの書類だけではなく、数多くの書類に目を通しています。複数企業に応募している書類の表現をそのまま使い回しているとそれだけでマイナスイメージをもたれてしまいます。
募集要項にある言葉をそのままコピペして履歴書の志望動機や自己PRに採用するなどは絶対に避けてください。
相手が求めている言葉を加工し、接点を知ってもらう書類をつくる
必ず採用担当者が求めているのは何なのかを募集要項から汲取り、採用担当者が求めているものと、自分の経験をマッチさせるように書いてください。
そのために必要な作業は以下の３つです。
１：自分の職歴を細かく分析する
２：キャッチしやすいキーワードを発掘する
３：採用担当者が求めている表現に加工する
この流れで書類を作成してください。
応募書類は手紙でもあることを意識する
応募書類はあなたが、企業側の採用担当者に面接の時間を取って頂く為の手紙の要素も兼ね備えています。あなたの思いがしっかりと採用担当者に届くよう、考えて書いていきましょう。
応募書類は提出後どのように回されるのか
応募書類は多くの場合、まずは人事部の採用担当者に回されます。その後、現場の責任者に回されます。つまりあなたの上司となりうる人に回されます。
採用は部門の責任者が具体的なイメージを持ち、こういう能力やこういう資質のある人が欲しいと明確な意図をもち募集しています。
ですから書類選考の段階で「どんな仕事をして、どんな成果を残してきたのか」「どんなスキルを持っているのか」などの現場で発揮できる能力がみられます。
つまり自分の下でやってもらう仕事をイメージし、それと照らし合わせ、マッチするかどうかを現場の採用担当者がみています。現場の採用担当者が求めているものとマッチングして選考を進めていきます。
具体的なスキルや経験が分かりやすい文書にしたほうが通過率がアップするというのはそのためです。
まとめ：採用担当者が短時間で優劣を判断するのが応募書類
現場の採用担当者は忙しい中時間をつくり、採用にのぞんでいます。ですから、短い時間の中で採用担当者が欲しい情報をキャッチできるような書類をつくる必要があります。
文字量が多すぎてもいけませんし、採用担当者がパッと見て理解できないようなキーワードを散りばめていてもいけません。
応募書類を作成する時は採用担当者がみるということを強く意識して作成するようにして下さい。
＞＞＞転職活動の進め方はこちらをご覧下さい。
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